Seguridad y salud en el trabajo, Gestión de crisis

Procesos claros para la COVID-19 y cero contagios en el lugar de trabajo

Cómo utiliza Pfizer la solución de software Quentic para garantizar que su personal trabaje de forma segura durante la pandemia

10 minutos

A la vez que la empresa farmacéutica Pfizer se afanaba junto con BioNTech en la investigación de una vacuna de ARNm frente al coronavirus, Manuel Senger, especialista en medio ambiente, salud y seguridad (EHS), se enfrentaba al reto de minimizar el riesgo de contagio en sus instalaciones de Friburgo. De la mano del departamento de EHS y del equipo de crisis frente a la Covid-19, logró diseñar un modelo que garantizaría una protección eficaz frente al coronavirus para 1.500 empleados de Pfizer y 300 trabajadores de empresas externas.

Mejores prácticas: Identificar los elementos cruciales para una SST eficaz durante la pandemia

por Manuel Senger 

En las primeras semanas de la crisis sanitaria, nos encontramos rápidamente con algunos retos organizativos importantes. Nos topamos con un aluvión de llamadas y correos electrónicos de nuestro personal, con preguntas sobre la COVID-19. Tenía claro que no seríamos capaces de mantener una visión clara de la creciente avalancha de datos sobre contagios, casos sospechosos y contactos estrechos en nuestra compañía, si no digitalizábamos el modo en que se registra y procesa dicha información. 

Nuestra sede de Friburgo confía, desde 2014, en la solución de software EHS Quentic para todos los aspectos relacionados con la gestión de la seguridad. De este modo, al comienzo de la pandemia, valoramos si sería posible utilizar Quentic para documentar los casos in situ de COVID-19. Llevamos a cabo un proyecto piloto e identificamos todos los procesos necesarios, definimos posibles informes relacionados con el coronavirus en Quentic y probamos el software en varios escenarios diferentes con un pequeño equipo. Nuestro objetivo era, y sigue siendo, garantizar que el número básico de reproducción (R0) no supere el cero en nuestra sede. 

Durante la primera fase de la pandemia, nos enfocamos en implantar una serie de medidas para crear, a la mayor brevedad posible, un entorno seguro para nuestro personal, lo que supuso el lanzamiento de una amplia campaña informativa. Nuestro equipo de crisis COVID-19 ha sido el responsable de esta y otras tareas durante los últimos meses, para lo que se reúnen al menos dos veces por semana desde marzo del año pasado. Más allá de la comunicación, el equipo ha trabajado conjuntamente para desarrollar una serie de medidas, tales como: 

  • Registro y procesamiento estructurado de todos los informes relacionados con la COVID-19.

  • Asignación de responsabilidades y procesos claros a raíz de los informes COVID-19.

  • Registro y seguimiento de todas las medidas internas y gubernamentales para prevenir contagios.

  • Seguimiento de la eficacia de las medidas mediante la realización de auditorías.

  • Suministro de información de fácil acceso a nuestro personal sobre la situación actual de nuestra compañía.

  • Integración de los empleados de empresas contratistas en nuestras instalaciones.

La fase piloto concluyó con éxito al cabo de una semana, y, a partir de ese momento, centramos nuestra atención en la integración de toda la empresa. Los directivos y responsables desempeñaron un papel fundamental en la implantación y recibieron la formación correspondiente. Quentic es un software por módulos, lo que, en cierto modo, hace que su uso recuerde a un juego de mesa. De este modo, si es necesario, cabe la posibilidad de detenerse en diferentes "casillas", en las que se le ofrece al usuario una serie de movimientos u opciones para adoptar medidas o recoger información. Para nosotros, la casilla central es el módulo de Salud y Seguridad, desde el que se puede dar comienzo a diversas acciones y al que también conducen muchos otros puntos.

Creación y gestión de informes sobre Covid-19

Casilla 1: Módulo de Seguridad laboral Quentic | Incidentes

En lugar de recurrir al teléfono o a escribir un correo electrónico, nuestro personal informa de los casos sospechosos y confirmados de Covid-19, junto con cualquier otra información sobre infecciones, directamente en el software Quentic. Para facilitar la introducción de la información, tuvimos que crear lo que se conoce como datos maestros, a saber, un catálogo de datos relacionados con la Covid-19. Para ello, durante la fase piloto definimos diferentes posibles situaciones de riesgo y de daños personales:

Situaciones de riesgo

  • Caso confirmado de COVID-19  

  • Caso sospechoso de COVID-19  

  • Contacto secundario (indirecto) con un caso de COVID-19

  • Contacto primario (directo) con un caso de COVID-19

  • Caso no confirmado

Daños personales

  • Riesgo de contagio por COVID-19 

Cada miembro del personal recibe instrucciones sobre las opciones que debe seleccionar y, seguidamente, puede introducir la información en un formulario. Los empleados pueden abrir el formulario a través de su propio panel de control en el software. En uno de los campos, deben responder a las preguntas clave como "¿Cuándo estuvo en contacto por última vez con otros empleados?" y "¿Cuándo aparecieron los primeros síntomas?".

A continuación, el empleado selecciona una de las subcategorías mencionadas de situaciones de riesgo o circunstancias personales. Tras introducir la información en el formulario, los datos se envían automáticamente a una lista de distribución de correo electrónico seleccionada, entre cuyos destinatarios están el comité de empresa y los miembros del equipo de crisis COVID-19. A partir de esta información, el equipo de crisis COVID-19 determina la gravedad del caso. Esta clasificación puede modificarse posteriormente si un caso sospechoso de COVID-19 pasa a ser un caso confirmado.

Procesos COVID-19 claramente definidos y automatizados

Casilla 2: Módulo de Procesos Quentic

Cada informe desencadena el correspondiente proceso en función de la clasificación asignada. Gracias al uso de Quentic todo el personal puede visualizar las relaciones “si…entonces” entre los distintos pasos mediante la creación de un gran diagrama de flujo COVID-19.

Cuando se notifica un caso de contacto secundario (es decir, indirecto) con un caso confirmado de COVID-19, se envía a su casa al miembro del personal a quien se le permite también solicitar un test rápido in situ en Pfizer. Si, por el contrario, un miembro del personal informa de un caso confirmado de COVID-19, se desencadenan de inmediato medidas que incluyen el rastreo de contactos y la desinfección del lugar de trabajo.    

Una de las principales ventajas de utilizar un diagrama de flujo como éste, es que todos los miembros del personal pueden ver las medidas que estamos adoptando para protegerlos. Con ello, crece la confianza y la motivación, lo que a su vez facilita que todos pongan de su parte y remitan informes cuando sea pertinente. Por último, si hay algo que podemos afirmar sin duda alguna, es que cada informe que recibimos tiene un impacto tangible.

  • ¿La tarea? Proteger a 1.500 empleados de Pfizer de su sede en Friburgo del contagio de la COVID-19. La solución de software de Quentic desempeñó un papel clave para superar el reto con éxito. © Pfizer | Sede de Friburgo

Los KPIs de la COVID-19 de un solo vistazo

Casilla 3: Panel de control de Quentic

Cuando se recibe un nuevo informe, no solo se inicia la cadena de procesos correspondiente, sino que también aparece inmediatamente en el panel de control de Quentic. Este, muestra, en tiempo real, las estadísticas y KPIs más importantes relacionados con la COVID-19, como los casos positivos confirmados o sospechosos, los contactos secundarios (indirectos) y los contactos primarios (directos). Lo que significa que yo, como especialista en medio ambiente, salud y seguridad, y un grupo de personas autorizadas —principalmente la alta dirección— podemos ver, tanto el estado actual de la COVID-19 en nuestras instalaciones, como la evolución de la situación hasta la fecha, a saber, el número total de empleados que se han contagiado de COVID-19 o han notificado un caso sospechoso.

Evaluación de riesgos de la COVID-19

Vuelta a la casilla 1: Módulo de Seguridad laboral Quentic | Evaluaciones de riesgos 

Además de supervisar los informes de los empleados e iniciar los procesos correspondientes, la pandemia también nos ha obligado a elaborar evaluaciones de riesgo específicas de la COVID-19, que incluyen la deriva y aplicación de las medidas de protección adecuadas. Ya hemos establecido más de 250 medidas de este tipo en Quentic, hemos definido plazos para su aplicación y hemos asignado la responsabilidad de cada medida a uno o varios empleados. Estas tareas incluyen la adquisición de un termoescáner o detector de temperatura, el suministro de test rápidos de antígenos, la formación y la instalación de pantallas de plexiglás. Tras la introducción de estas medidas, se ha verificado su eficacia.

Todo esto implica que, además de una protección eficaz, hemos generado una documentación impecable desde una perspectiva jurídica; con solo pulsar un botón, podemos demostrar que cumplimos la normativa alemana en materia de salud y seguridad en el trabajo SARS-CoV-2 y el correspondiente reglamento de SSL, y que hemos aplicado todas las medidas necesarias en materia de SST.

Formación de los empleados de empresas contratistas y presentación de informes sobre la COVID-19

Casilla 1: Módulo Seguridad laboral de Quentic | Incidentes

En nuestras instalaciones, contamos, asimismo, con 300 empleados de empresas externas, que necesitan también poder enviar informes relacionados con la COVID-19 de forma rápida y sencilla. Para facilitar su labor, hemos dado a nuestras principales empresas contratistas acceso a Quentic, para que sus empleados puedan enviar directamente los informes a través de los formularios que se proporcionan. En el caso de empresas más pequeñas, indicamos a los empleados que debían dirigirse a su contacto en Pfizer para que informase del caso.

Casilla 4: Módulo Instrucciones online de Quentic

Además, como parte de nuestro proceso de gestión de visitas, hemos subido a Quentic algunos materiales para informar a las empresas externas sobre nuestras medidas COVID-19. El personal de las empresas contratistas puede acceder a este contenido mediante el terminal de visitas del software. Este contenido formativo sirve para proporcionar información y permitir al personal externo obtener la cualificación necesaria para acceder a nuestras instalaciones. Al término de un briefing en el que se dan instrucciones, se formulan una serie de preguntas importantes que la persona debe responder con sinceridad, tales como:    

  • ¿Tiene síntomas como fiebre, tos o dolor de garganta en la actualidad?  

  • En los últimos 14 días, ¿ha estado en contacto con alguien que haya dado positivo en COVID-19? 

  • En los últimos 14 días, ¿ha estado en una zona de riesgo? 

De esta forma, nuestro personal de recepción puede consultar Quentic y así determinar si una visita está o no autorizada a acceder a las instalaciones.

Gracias a las posibilidades que Quentic ofrece para visualizar y vincular estructuras, procesos y personal y gracias, así mismo, a su uso intuitivo y a la dedicación de cada uno de los miembros de nuestra plantilla, mi equipo y yo hemos logrado alcanzar nuestro objetivo: hasta la fecha, ha habido CERO casos de transmisión de COVID-19 en nuestra compañía.

Pfizer logo SSL Covid-19

Pfizer

investiga y desarrolla nuevas terapias y vacunas para proteger a las personas contra diversas enfermedades, contribuir a su recuperación y ayudarlas a vivir con enfermedades graves.

Manuel Senger

es especialista en salud y seguridad en el trabajo y seguridad contra incendios en Pfizer.

Soluciones para gestionar la SST durante la pandemia de Covid-19

La SST es una prioridad durante las crisis. Cree evaluaciones de riesgos e instrucciones de seguridad relacionados con la Covid-19 e implemente medidas de seguridad con Quentic. Acceda a formularios prefefinidos o elabore sus propias listas de verificación sobre el coronavirus, de forma flexible y sobre el terreno gracias a la App. 

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