Implantación de un sistema de gestión de la calidad en la práctica

6 minutos11/04/2022

¿Cómo abordar el hecho de que empleados o directivos consideren el sistema de gestión de la calidad (SGC) como un obstáculo para sus operaciones diarias? Frases como las siguientes son, desafortunadamente, habituales: «Tengo trabajo que hacer, así que no tengo tiempo para estar rellenando formularios» o «¿Para qué necesitamos un responsable de gestión de la calidad? ». Sin embargo, un SGC estandarizado suele sentar las bases para el éxito de la empresa, entre otras razones, porque se ha convertido en un componente esencial para forjar relaciones comerciales contractuales en casi todos los sectores.

Los siguientes consejos le ayudarán a desarrollar, implantar y mantener un SGC de forma muy práctica y fácil para los empleados. En la persecución de este fin, resulta fundamental garantizar que todos los empleados comprendan el propósito y la razón de ser del SGC: permitir unos procesos coordinados, fluidos y replicables.

1. Evite la jerga de las normas ISO en sus conversaciones

«Contexto de la organización», «información documentada» y «control de documentos»: la terminología que utilizan las normas ISO no es frecuente en las conversaciones del día a día en el trabajo. Para garantizar una buena acogida del SGC asegúrese de comunicarse de forma clara utilizandoel lenguaje habitual de su empresa. No intente introducir la terminología de las normas en los procesos de regulación. 

2. Adapte la estructura de su SGC a sus procesos

Analice el conjunto actual de procesos de su organización y organice los requisitos de la ISO 9001 para alinearlos con estos procesos. ¿Para qué introducir un nuevo proceso de «contexto de la organización» si el proceso existente de «estrategia de la empresa» ya ha demostrado ser eficaz? Asigne los requisitos de la ISO 9001 de forma adecuada, atribuyendo los requisitos de la alta dirección (cláusulas 4, 5, 6, 9 y 10) a los procesos de gestión, los requisitos operativos (cláusula 8) a los procesos de la cadena de suministro, y los requisitos de apoyo (cláusula 7) a los procesos de apoyo. No defina procesos nuevos si no son necesarios. Esto le permitirá mapear con precisión las prácticas reales de su empresa, mejorar la comprensión de sus empleados sobre el propósito y la razón de ser del SGC, integrar a los responsables de los procesos de su organización en la estructura del SGC y garantizar que la gestión de la calidad pasa a ser una parte integral de los procesos de la empresa.

3. Optimice su SGC: menos es más

A la hora de definir los procesos y la documentación de su SGC, la regla clave es simplificar tanto como sea posible sin perder lo esencial. La ISO 9001 y el proceso de producción de su empresa describen los procesos y la documentación necesarios y ofrecen un marco base. Analice de forma crítica el resto de procesos y documentos para identificar quién los necesita y por qué. Muchos sistemas de gestión se van volviendo cada vez más complejos con el paso del tiempo, a medida que se añade nueva documentación y más definiciones de procesos, lo que puede provocar problemas de comprensión y aceptación, a la vez que supone una carga excesiva para los empleados. Con esto en mente, revise periódicamente los procedimientos y la documentación relativos al SGC. De este modo podrá identificar qué elementos son absolutamente necesarios y mantener su SGC optimizado.

4. Utilice un software de gestión de la calidad

El uso de un software especializado permitirá, tanto al equipo de gestión de calidad como a todas las partes implicadas, documentar, revisar y gestionar los procesos y las responsabilidades en tiempo real. Asimismo, posibilitará la inserción de enlaces en la documentación. Además, el apoyo del software evitará retrasos a la hora de identificar y comunicar novedades y cambios normativos. A la hora de gestionar los procedimientos, la formación y las auditorías, el uso de una herramienta informática para asignar responsabilidades y establecer plazos ofrece una mayor transparencia y permite evitar problemas de comunicación. A través de un software especializado, podrá definir de manera eficaz la información a la que cada persona puede acceder dentro del SGC, de modo que todos reciban únicamente la información que sea relevante para sus propias funciones. Esto ayudará a los empleados a comprender el sistema de gestión de la calidad, facilitará el cumplimiento de la normativa pertinente y eliminará el riesgo de que se saturen con el exceso de información. 

5. Involucre a los empleados desde el inicio

La misión de coordinar y supervisar la implantación de un SGC suele asignarse a un responsable de la gestión de la calidad. Sin embargo, la gestión de la calidad solo puede funcionar de forma eficaz si todos los miembros de una organización son muy conscientes de la necesidad de un sistema de calidad. La ISO 9001 no dicta que un responsable de la gestión de la calidad deba ser el único responsable del SGC. De hecho, ni siquiera requiere la existencia de un responsable de gestión de la calidad. Sin embargo, sí establece que las empresas deben definir las funciones y responsabilidades pertinentes. Por este motivo, deberá tener en cuenta los departamentos y niveles jerárquicos de su organización y trabajar con las personas correspondientes. Asimismo, deberá asignar determinadas tareas específicas relacionadas con el SGC a otros empleados , ya que cada especialista estará más familiarizado con los problemas que le atañen y las posibles soluciones de su área de especialización. De este modo, podrá crear un ambiente de valoración profesional, que ayudará a los empleados a identificarse mejor con el sistema y, en última instancia, a aportar las mejoras necesarias.

6. Recurra a ayuda profesional

El SGC suele ser el primer sistema de gestión que introducen las empresas. Si este es su caso, le recomendamos que recurra a un especialista externo para que le asesore en el análisis de las deficiencias y le ayude definir las acciones necesarias. La contratación de los servicios de un profesional suele ser más eficaz que tratar de orientarse a ciegas en el lenguaje y la lógica del universo ISO. En todo caso, es importante recordar que este apoyo debe funcionar como una ayuda extra, ya que un SGC no funcionará correctamente si se subcontratan todos los aspectos de su implantación.

7. Sea realista con los plazos

La decisión de implantar un SGC se suele tomar a raíz de la petición de un cliente o de la presión por obtener la certificación ejercida por otra parte de la cadena de suministro. La experiencia demuestra que conviene dejar pasar entre 12 y 14 meses desde que se inicia el proyecto hasta que se obtiene la certificación. Es poco realista exigir que el sistema esté «en marcha» lo antes posible. Si se precipita a la hora de obtener la certificación, correrá el riesgo de que los empleados no comprendan el SGC y se sientan desmotivados y sobrecargados. Tómese el tiempo necesario para implantar correctamente el sistema de gestión de la calidad.