Gestión documental

con Quentic Base

Cuantos más documentos de EHS haya que crear y actualizar y cuantos más empleados participen en el mantenimiento, el control y la aprobación de los documentos, más importante es contar con un procedimiento claro y eficiente para todos. Con Quentic, puede realizarlo gracias a la gestión documental integrada. El archivo de documentos y su control se realizan de forma estandarizada y de la mejor manera.

Gestione sus documentos de forma sistemática.

¡Así de fácil es con Quentic!

Almacene documentos de forma centralizada

  • Archive los documentos en estructuras de carpetas adaptadas a sus necesidades
  • Es compatible con todos los tipos de archivos más habituales 
  • Cargue y descargue documentos concretos y colecciones de documentos 
  • Encuentre rápidamente los documentos gracias a las numerosas funciones de filtrado 
  • Regule los derechos de acceso incluso para documentos concretos
  • Enlace documentos con conjuntos de datos relevantes en Quentic 
  • Permita el acceso paralelo a los documentos desde diferentes departamentos
  • Los usuarios pueden acceder a los documentos fácilmente con unos pocos clics 
  • Garantice las actualizaciones de documentos y el acceso a la última versión o revisión de un documento

Genere documentos

Revise documentos

  • Asigne responsabilidades claras para la gestión documental 
  • Reciba recordatorios cada vez que se tenga que revisar la vigencia del contenido de un documento
  • Controle las modificaciones con el versionado de documentos 
  • Aporte transparencia al hacer visible el estado de progreso de cada documento
  • Apruebe los documentos y protocolice automáticamente cada paso del proceso de aprobación
  • Defina distintos flujos de trabajo con fases concretas para la edición, verificación y publicación de cada documento 
  • Asegúrese de que sus empleados accedan siempre a la última versión del documento

Apruebe los documentos revisados

¡Al archivo!

Cuando ya no se necesitan los documentos, se deben respetar los plazos de retención prescritos. Quentic también le ayuda en esta parte de la gestión documental: archive los documentos que requieren ser guardados para evitar que se eliminen antes de tiempo. Al mismo tiempo, dispone de una mejor visión de conjunto, ya que los documentos archivados solo están disponibles para usuarios concretos de Quentic.

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