Según la Asociación Alemana de la Industria Química (VCI, por sus siglas en alemán), a Alemania cada vez le resulta más difícil mantener su competitividad a escala mundial como sede de empresas químicas. El sector afronta el enorme desafío de garantizar su propia competitividad a largo plazo. ISP Marl GmbH es una empresa química de tamaño medio que se ha preparado para el futuro gracias al software online Quentic en ámbitos como la seguridad laboral, la gestión medioambiental y la sostenibilidad. Desde Quentic se pone el énfasis en la mejora de la gestión documental, y la protección de las personas y del medioambiente.

En el parque químico de Marl, una población situada en la zona norte de la cuenca del Ruhr, se encuentra ISP Marl GmbH, una empresa que emplea a unas 250 personas. Como filial de la empresa química estadounidense Ashland Inc., la empresa opera la mayor planta de producción de ISP (International Specialty Products Inc.) fuera de los Estados Unidos. Sobre una parcela industrial de más de 40.000 metros cuadrados, esta moderna planta química lleva dos líneas de producción para la fabricación de productos químicos especiales, de filtrado e industriales.

La seguridad y salud en el trabajo, la seguridad de las instalaciones y la protección del medioambiente tienen la máxima prioridad cuando se habla de manipulación de productos químicos. Es por ello que ISP Marl se sumó a la iniciativa Responsible Care de la VCI, que busca la mejora continua de la seguridad y la protección de la salud y del medioambiente. Además, el sistema de gestión medioambiental de la empresa está certificado de acuerdo con la norma internacional ISO 14001 y el reglamento EMAS (el reglamento de ecoauditorías). En el marco de la gestión de la calidad acorde con la norma ISO 9001, la empresa requiere constantemente soluciones que mejoren sus procesos en ámbitos como la calidad, la protección del medioambiente y la seguridad a largo plazo.

Aunque ISP Marl había culminado con éxito la certificación de sus sistemas de gestión de la calidad y de la gestión medioambiental, la empresa en sí carecía de una estructura clara con respecto a su documentación interna. El sistema interno basado en Access era demasiado complicado y confuso, incapaz de responder a las crecientes exigencias de los auditores. La respuesta de la empresa fue introducir en 2012 el software online Quentic, que les permite recopilar, evaluar y conservar toda la información relativa a la seguridad laboral y la gestión medioambiental. Mediante la gestión documental integrada, ahora garantizan que todos los empleados dispongan siempre de la versión más actualizada de los documentos. Sin embargo, gracias al archivo automático y al versionado, cualquier cambio es plenamente trazable a largo plazo. Todos los accesos a los documentos se rigen por un sistema de derechos de usuario.

ISP Marl coordina todas las auditorías de calidad y certificación medioambiental con ayuda del módulo Riesgos y auditorías. Los programas y objetivos se reflejan claramente en el software; los participantes en la auditoría se registran con unos pocos clics y reciben una información puntual por correo electrónico. A través de una vista personalizada, cada uno de los usuarios puede visualizar las medidas pendientes en las que participa, con indicación de la fecha y el progreso de la implementación. Los responsables de medioambiente, los especialistas en seguridad, la dirección y los auditores externos se integran así según sus responsabilidades. Las amplias opciones de evaluación permiten definir medidas correctivas directamente y generar rápidamente informes de auditoría con todas las preguntas, evaluaciones e imágenes.

Para sus áreas de trabajo, equipos de producción y actividades, esta empresa química elabora en la actualidad evaluaciones de riesgos e instrucciones de seguridad uniformes que recopilan toda la información en cuanto a medidas de protección, primeros auxilios, peligros y eliminación de residuos. Estos documentos están siempre actualizados en el módulo especializado: Seguridad laboral y se gestionan fácilmente gracias a un procedimiento estandarizado que suprime redundancias y ediciones repetidas; todo un ahorro de tiempo y dinero. Desde la introducción de Quentic, también se han logrado sinergias entre las dos plantas de la empresa; en especial, se coordinan ahora mucho mejor las evaluaciones de riesgos y las sustancias peligrosas. Ya no es necesario reinventar cada medida en cada una de las sedes.

 

Desde 2012, ISP Marl utiliza con éxito los siguientes módulos Quentic:

  • Quentic Base
  • Seguridad laboral
  • Riesgos y auditorías
  • Sustancias peligrosas

«Con Quentic, tenemos una herramienta central y estable en la que todos los datos están organizados de forma clara y sencilla, y en la que todos los documentos se gestionan de forma sistemática».

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