Conformidad legal, Digitalización, Seguridad y salud en el trabajo

Un nuevo impulso en la gestión EHS

Miba AG

8 minutos

¿Qué puede hacer un grupo empresarial con operaciones en todo el mundo para lograr los más altos niveles de seguridad y de cumplimiento normativo en todas partes? ¿Es posible integrar todos los procesos de gestión de prevención de riesgos laborales en múltiples sedes, a pesar de las diferencias de idioma, gestión y cultura de prevención de riesgos laborales y medioambientales?

A estas cuestiones se enfrentó la empresa industrial y tecnológica Miba, al tratar de definir sus requisitos en la implementación de una solución de software EHS que se ajustara a sus necesidades. Al elegir Quentic, Miba obtuvo acceso a una plataforma que permite que cada uno de sus 7.500 empleados contribuyan a que la empresa alcance sus objetivos en materia de prevención, riesgos y seguridad laboral en general. Algunas de las mejoras más destacables han sido: el aumento del número de incidentes que se notifican, la reducción de la tasa de accidentes por debajo del 1% y la estandarización de procesos de EHS, además de la garantía del cumplimiento de todas las restricciones y medidas de seguridad durante la pandemia de coronavirus. 

Franz Almhofer-Amering

“Funcionó gracias a una combinación de las funcionalidades de Quentic, que nos brindaron nuevas posibilidades, y de nuestro equipo, que fue capaz de implantar un proceso de cambio con la ayuda de esta solución de software.”

Franz Almhofer-Amering, Corporate EHS & Facility Manager, Miba AG

Sobre Miba AG

Miba cuenta con más de 30 instalaciones de producción y venta en Europa, América del Norte y del Sur y Asia. Uno de los principios fundamentales de este grupo tecnológico es tratar a las personas, las sociedades y la naturaleza de forma respetuosa. La misión de Miba, resumida en su lema «Tecnologías para un planeta más limpio», no solo se refiere a sus productos (la fabricación de máquinas más eficientes y respetuosas con el medio ambiente) sino también a sus procesos internos, que optimiza continuamente con el fin de ahorrar recursos. Además, para Miba, organizar todos los procesos para disminuir todo lo posible los riesgos para sus empleados y para el ecosistema y garantizar que se cumple toda la normativa aplicable son dos aspectos fundamentales de la gestión EHS. Su naturaleza de ámbito global hace que requiera de una visión de conjunto de todos los aspectos relacionados con la prevención de riesgos laborales y medioambientales. Quentic es una solución integral de software que permite a Miba visualizar estructuras complejas y establecer conexiones entre ellas.

Módulos de Quentic:
  • Seguridad laboral

  • Riesgos y auditorías

  • Sustancias peligrosas

  • Compliance legal

  • Control de trabajo

  • Instrucciones online

  • Gestión medioambiental

  • Procesos

  • Quentic base

Implantación del software: un proceso de cambio estratégico

“Nos vimos frente al enorme reto de convencer a empleados de todo el mundo de que cambiaran sus métodos y notificaran los incidentes de forma independiente. Limitarnos a comprar una solución EHS y dar acceso a los empleados no hubiera bastado. Desarrollar esta solución de software supuso un proceso de cambio estratégico, lo que también requirió de una comunicación activa y lidiar con aspectos interpersonales con delicadeza.”

Franz Almhofer-Amering es Corporate EHS & Facility Manager de Miba y fue quien supervisó la implantación de Quentic. La clave del éxito radicó en la integración de expertos locales en prevención de riesgos laborales y medioambientales como usuarios claves en las primeras fases, e ir incluyendo a los demás empleados e instalaciones mediante un proceso gradual y orientado a solucionar problemas. En un principio, Miba probó y optimizó todos los módulos de Quentic en su sede austriaca, donde ya había unas prácticas de gestión de EHS y una cultura de seguridad firmemente implantadas. Tomando como base la experiencia de los expertos de Austria, Miba se decidió a desplegar Quentic a nivel global, lo que supuso adaptar los módulos a circunstancias locales concretas. Almhofer-Amering fue introduciendo el módulo de Seguridad laboral en todos los centros y creando procesos estándar adecuados; en esto consistió la primera parte de este proyecto. Durante este periodo tan delicado, en el que el impacto de cada decisión podía ser tan alto, Miba recurrió a la ayuda de un asesor especializado de Quentic. 

Seguridad laboral

Todos los empleados de Miba, en todas sus localizaciones, están relacionados con la gestión de incidentes en sus tareas cotidianas. Por esta razón, Almhofer-Amering optó por el módulo de Seguridad laboral para la primera ronda de estandarización de procesos a nivel de grupo. La facilidad de uso y las características multilingües integradas del programa ayudaron a reducir el impacto de un proceso que, de lo contrario hubiera sido muy complicado. El cambio en las dinámicas de notificación de incidentes fue también muy positivo y ayudó a construir una cultura en la que los errores se aceptan de forma constructiva.

En los primeros años de uso de Quentic, y a partir del momento en el que se definieron normas comunes en el análisis de causas, la evaluación de riesgos y la implementación de medidas, Miba logró reducir, de 12 a 7, el número de accidentes notificados por cada 1.000 empleados. Es decir, se lograron evitar, aproximadamente, 40 accidentes graves

Sustancias peligrosas

Para Miba, la gestión de EHS requiere de una única interfaz que conecte todos los procesos para romper con mentalidades compartimentadas y llegar a todos los miembros del equipo. Esto exige el mayor nivel de transparencia posible, especialmente en lo que se refiere a las sustancias peligrosas, y Miba lo ha conseguido gracias a la introducción de Quentic. Este software permite a todos los empleados acceder a cualquier ficha de datos de seguridad (FDS) en cualquier idioma, lo que significa que tienen acceso a información actualizada de forma inmediata y en cualquier momento. 

Al mismo tiempo, los procesos de inspección y aprobación, configurables por cada individuo, registran sistemáticamente el uso de sustancias peligrosas y garantizan que su uso queda limitado a determinadas personas y aplicaciones. Otros departamentos también se benefician de este mayor nivel de transparencia. Por ejemplo, el Departamento de Compras de Miba puede utilizar el software de Quentic para comprobar qué miembros del equipo están autorizados a hacer determinados pedidos de materiales. 

Franz Almhofer-Amering

“Anteriormente no estaba claro qué acciones o mejoras concretas se estaban llevando a cabo para proteger la salud y la seguridad de nuestros empleados y el medio ambiente. Ahora, con un solo clic, Quentic muestra claramente las medidas de prevención de riesgos laborales y medioambientales que se han puesto en marcha y con qué resultados.”

Franz Almhofer-Amering, Corporate EHS & Facility Manager, Miba AG

Conformidad normativa global

Uno de los aspectos más complicados para las operaciones globales de Miba es el dinamismo y rápida transformación de la normativa que aplica a la empresa. Gracias a la red de socios internacionales de Quentic, el Grupo Miba logró cumplir con toda la legislación local de todas sus sedes. A modo de ejemplo, en Austria, un socio local se encarga de ir revisando y actualizando el inventario legal de sus instalaciones en este país. Miba recurre al Servicio de Predicción Normativa que ofrece Enhesa, socio de Quentic, para estar al tanto de todos los asuntos internacionales que pudieran afectarle. De esta forma, Miba garantiza que está inmediatamente informada de cualesquiera modificaciones y ajustes normativos. Pero no solo vigila sus obligaciones legales; también puede usar paneles y herramientas de análisis para generar documentos válidos a efectos legales.

Gestión de la pandemia de COVID-19 con Quentic

En la primavera de 2020, dos tercios de los empleados de Miba trabajaban en instalaciones en las que ya se había implantado la solución de software de Quentic. Una solución que demostró una vez más su utilidad durante la pandemia de coronavirus gracias a la realización de inspecciones de seguridad COVID-19 mediante el uso obligatorio en todo el grupo del módulo de Riesgos y auditorías. Además de prevenir riesgos laborales y garantizar la seguridad jurídica a nivel global durante la crisis, esta medida también aceleró el despliegue internacional de la solución de software. Determinados centros que, hasta entonces, habían tenido poca o ninguna experiencia de trabajo con Quentic, empezaron a preguntar por sus otras posibles aplicaciones. Es decir, la pandemia supuso un avance mucho más rápido en la digitalización y normalización de los procesos de EHS de lo que originalmente habían planificado. «Los comentarios positivos de nuestros compañeros internacionales han confirmado que acertamos con nuestra decisión. El siguiente paso es ofrecer otras funcionalidades a otros centros distinto del austriaco», comenta Almhofer-Amering.

Lo que Miba más valora de Quentic:
  • Uso extremadamente sencillo

  • Funcionalidades multilingües integradas

  • Paneles con todos los KPIs relevantes

  • Opciones de análisis ad-hoc

  • Pautas para la estandarización de procesos

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