Medioambiente y Sostenibilidad

Huella de carbono al pulsar un botón: cálculo de KPIs global, digital y eficiente

Dussmann Group

8 minutos

Imagine, por un segundo, que fuera responsable de la gestión de EHSQ de un proveedor internacional de servicios con operaciones por todo el mundo y más de 65.000 empleados. Teniendo en cuenta que la sostenibilidad es un pilar fundamental en la estrategia de la empresa, calcular la huella de carbono de todo el grupo, con todos los servicios que presta, es uno de los mayores retos a los que se enfrenta. ¿Cómo lo haría?

El equipo de EHSQ de Dussmann Group se enfrentaba a esta misma tarea. Algo que tenían claro desde el principio es que querían evitar a toda costa gestionar un proyecto de tan grandes dimensiones con hojas de excel y correos electrónicos. En el pasado, el equipo se había encontrado, en más de una ocasión, con una jungla de datos creada por una administración de datos errática, entradas duplicadas y unidades de energía mal convertidas. Lo que no es de extrañar, ya que el cálculo de la huella de carbono del Grupo implica a 376 funcionarios que aportan datos para 77 indicadores diferentes. En 2020, el equipo de QHSE tardó más de cinco meses en recopilar los documentos, cotejar los datos, identificar y rectificar entradas incorrectas y realizar los cálculos necesarios

¿En qué situación se encuentran ahora? Desde 2021, Dussmann confía en la solución de software Quentic para elaborar sus reportes no financieros. La solución de software permite al equipo de EHSQ introducir online todos los indicadores necesarios, supervisarlos en tiempo real e intervenir rápidamente durante el proceso de elaboración de informes en caso de incidencias. Esto no sólo mejora la calidad de los datos, sino que acelera considerablemente todo el proceso.

Gracias al panel de control de Analytics, el equipo de EHSQ puede presentar el resultado —las emisiones totales de gases de efecto invernadero— de forma clara y en cualquier momento, junto con los KPIs que se derivan de este, filtrando también los resultados por unidad de negocio. Por primera vez, el Grupo Dussmann puede utilizar estos resultados para definir objetivos de sostenibilidad cuantificables para los próximos años, un hito importante para cualquier empresa sostenible.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"A una escala como la nuestra, la presentación de informes según el Protocolo GHG en los Ámbitos 1 y 2 sólo es viable con Quentic. La solución de software es tan flexible que nos ayuda en la recogida global de datos, las automatizaciones correspondientes y la evaluación central. Por primera vez, podemos recoger los indicadores y calcular KPIs para todas las áreas, en sólo tres meses, incluyendo la formación y el asesoramiento, a pesar de la complejidad de Dussmann Group"

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

Acerca del Grupo Dussmann

Dussmann Group ofrece servicios orientados hacia las personas. Ofertan múltiples servicios de alta calidad que van desde la gestión de instalaciones, la tecnología de la construcción, la gestión de jardines de infancia, pasando por la prestación de servicios profesionales de enfermería y asistencia geriátrica. La gestión de la sostenibilidad es uno de los pilares estratégicos clave del Grupo desde 2018.

Aunque la empresa familiar fundada en 1963 no tiene todavía la obligación de presentar el informe de sostenibilidad, se ha fijado como meta calcular los indicadores no financieros para todas sus operaciones presentes en 21 países y que engloban a una plantilla de casi 65.000 trabajadores. 

Al elaborar exhaustivos reportes de sostenibilidad, Dussmann no solo asume su reponsabilidad corporativa, también está a la altura de las demandas de sus consumidores, quienes exigen, cada día en mayor medida, prácticas de trabajo sostenibles y respetuosas con el medio ambiente por parte de sus proveedores. Asimismo, se preparan para la posibilidad de que aumenten las obligaciones de reporte en materia de Responsabilidad, tal y como indica el último borrador de la Directiva de Informes de Sostenibilidad Corporativa de la UE (CSRD). 

  • Aunque la empresa familiar fundada en 1963 no tiene todavía la obligación de presentar el informe de sostenibilidad, se ha fijado como meta calcular los indicadores no financieros para todas sus operaciones presentes en 21 países y que engloban a una plantilla de casi 65.000 trabajadores. | © Dussmann Group

Datos precisos por la facilidad de uso del sistema

El consumo de recursos de la actividad diaria de la empresa provoca emisiones indirectas que afectan al cambio climático (medidas como equivalentes al CO₂), debidas al consumo de energía en oficinas y cocinas industriales, así como también emisiones con un impacto directo en el clima, como el parque automovilístico mundial o el funcionamiento de infraestructuras (edificios).

Daniel Krebel, director del departamento de EHSQ de Dussmann Group y Daria Steinbock, responsable de la presentación de informes de sostenibilidad de Dussmann, han registrado en el módulo de sostenibilidad de Quentic los indicadores que necesitan para la elaboración de los informes internacionales. Mientras que antes anotaban laboriosamente estos indicadores en hojas de excel para acabar volviendo a combinarlos de forma manual, los indicadores de las distintas áreas se reúnen ahora de forma centralizada en Quentic. Los detallados conjuntos de indicadores y los requisitos de validación durante el proceso de introducción simplifican el registro y mejoran la calidad de los datos. La posibilidad de subir documentos, por ejemplo, contratos de electricidad, y de añadir comentarios permiten calcular la huella de CO₂ de conformidad con el Protocolo de Gases de Efecto Invernadero (GHG).

Daria Steinbock, Verantwortliche für die Nachhaltigkeit, Dussmann Group

"Ahora hemos definido 250 indicadores en el módulo de sostenibilidad de Quentic incluyendo indicadores de entrada, cálculo y objetivos, que agrupamos en catálogos por áreas temáticas y utilizamos para la captura de datos. Ahora podemos saber con precisión cuánta electricidad se consume, cuánto combustible utiliza nuestra flota de vehículos y el consumo de calefacción de las distintas divisiones de la empresa, por citar sólo algunos ejemplos".

Daria Steinbock, Group QHSE Specialist, Dussmann Group

Con Quentic, el uso incoherente de las unidades de energía es cosa del pasado, gracias a las opciones predefinidas, las conversiones automáticas y los pasos de validación. Además, si surge alguna anomalía, el equipo de EHSQ ya no tiene que esperar a recibir los datos para intervenir.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"Anteriormente sólo podíamos ver los indicadores después de que las distintas divisiones de la empresa introdujeran la información en listas de Excel y nos las entregaran. Ahora podemos ver los datos en tiempo real e intervenir directamente si es necesario."

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

Análisis visual de los datos: del Excel al panel de control

Con un panel de control personalizado para Dussmann, Quentic Analytics proporciona el resultado de los indicadores clave de rendimiento, incluso sobre la marcha con la App. Si alguien pregunta a los empleados de ventas por la huella de carbono, solo tienen que sacar el móvil, abrir el panel de control en la App de Quentic y mostrar los datos correspondientes. «Solo con Quentic podemos obtener la distribución y visualización del equivalente de CO₂ de forma tan específica para cada filial», subraya Daria Steinbock. Los datos calculados en Quentic son la base para establecer objetivos cuantitativos de ESG que definen la estrategia hacia la neutralidad climática.

Criterios ESG: medioambientales, sociales y de gobierno corporativo

El Grupo Dussmann hace que sus esfuerzos relacionados con los criterios ESG (medioambientales, sociales y de gobierno corporativo) sean evaluados por entidades independientes. Los criterios ESG son una parte fundamental de la sostenibilidad del Grupo Dussmann y se desarrollan constantemente en su sistema de gestión integrado (SGI). En 2021, la plataforma de calificación EcoVadis otorgó la medalla de plata al grupo por sus esfuerzos en ESG. Además de EcoVadis, está prevista otra calificación ESG para 2022. Gracias a Quentic, los datos necesarios están disponibles de forma consolidada y, por tanto, es posible utilizarlos directamente.

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

"Los datos que recopilamos con Quentic en la elaboración de nuestros informes de sostenibilidad suponen una base fiable para nuestras calificaciones ESG".

Daniel Krebel, Head of Group QHSE, Dussmann Group

Proceso de gestión del cambio

Todo el Grupo Dussmann — desde los empleados de servicios hasta la alta dirección — se caracterizan por su gran conciencia en temas relacionados con el medio ambiente y la sostenibilidad, especialmente en la prestación de servicios a los clientes. Sin embargo, el proyecto de introducir un software para optimizar y digitalizar los informes de sostenibilidad distaba mucho de ser un éxito asegurado. 

Todavía quedaban preguntas importantes en el aire: ¿Cómo sería capaz el Grupo Dussmann de involucrar a todos los empleados implicados en el reporte — empezando por los 376 trabajadores responsables de capturar los datos —  de forma que el proyecto no se viera perjudicado por reticencias?

Se inició un proceso de gestión del cambio, que el equipo de EHSQ manejó y apoyó con gran tacto y consideración. El uso de Quentic es muy intuitivo, lo que supuso una importante ventaja. Además, para garantizar que el personal responsable estuviera bien informado, se le proporcionó formación digital en forma de guía paso a paso y un total de seis webinars. La estrategia fue todo un éxito ya que obtuvieron una respuesta muy positiva y el personal de casi todos los países trabaja ahora directamente en Quentic. Para el resto del personal que (todavía) no está preparado para abandonar por completo Excel, Quentic también ofrece la oportunidad de exportar y utilizar plantillas de Excel estandarizadas. Cada división de la empresa puede ahora transferir los datos pertinentes al sistema central. Así se garantiza que, al final del proceso, todos los indicadores sean coherentes, se reflejen en Quentic y puedan ser analizados y visualizados directamente en la solución de software.

La sostenibilidad como parte de un sistema integrado de gestión (SGI)

El informe de sostenibilidad no supone un esfuerzo adicional para el Grupo Dussmann ya que este se elabora como parte de un sistema integrado de gestión (SGI) de acuerdo con las normas ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001. Los indicadores del SGI están estandarizados y correlacionados con los indicadores de sostenibilidad, lo que significa que pueden integrarse directamente en los informes de sostenibilidad y, al mismo tiempo, constituyen la base para la revisión de la gestión del SGI. 

¿Qué implica esto para el uso y la posterior implementación de la solución de software de Quentic? El cálculo de la huella de carbono y la elaboración de informes de sostenibilidad han sido sólo los primeros pasos del proceso del Grupo Dussmann con Quentic. La documentación que las unidades de negocio de Dussmann Service y Dussmann Technical Solutions requieren de acuerdo con las normas ISO 45001, ISO 9001 e ISO 14001 está siendo también digitalizada como parte del SGI. Esto incluye todos los formularios utilizados para registrar incidentes y cuasi accidentes. El proyecto pretende digitalizar unos 600 formularios existentes, estandarizándolos siempre que sea posible y poniéndolos a disposición de cada división de la empresa en su idioma local. De manera que puedan acceder a ellos incluso sobre la marcha a través de la Quentic App.

Al utilizar Quentic, las divisiones de la empresa tienen acceso a datos que antes estaban descentralizados y "ocultos" en Excels y correos electrónicos. Lo que a su vez implica que el equipo de EHSQ puede recopilar datos relevantes en Quentic en forma de KPIs, como el número de accidentes laborales, los niveles de consumo de energía y el número de auditorías realizadas. 

Los diferentes módulos del software Quentic no son soluciones aisladas. Por el contrario, se unen para facilitar la digitalización completa de un SGI, para formar un sistema coherente e integrado y para aprovechar al máximo las sinergias y aportar más valor. 

Historia de éxito Dussmann Group

Lo que Dussmann más valora de Quentic

  • Recogida de datos descentralizada de las diferentes áreas y consolidación de datos centralizada

  • Sistema flexible para definir y catalogar indicadores en todo el mundo

  • Función sencilla de carga de documentos con la opción de añadir comentarios para los informes de sostenibilidad

  • Actualización en directo de los indicadores y la posibilidad de reaccionar rápido en caso de incidentes

  • Cálculo y visualización de la huella de CO₂ según el protocolo GHG de todo el grupo y visualización a través del panel de control

  • Conjunto de herramientas modulares de EHSQ que abarcan todos los aspectos de un sistema integral de gestión

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