Sustancias peligrosas

Un hogar digital para 3.000 sustancias peligrosas y no peligrosas

DMK Group

7 minutos

Los puntos débiles en la gestión de sustancias peligrosas, por pequeños que sean, pueden provocar situaciones inseguras e impactos evitables en el medio ambiente. Los procesos burocráticos ineficaces, las fichas de datos de seguridad desactualizadas, las instrucciones de maquinaria obsoletas, o las búsquedas interminables de documentos para las auditorías ya forman parte del pasado para DMK Group. Desde 2012, la empresa de lácteos ha confiado en el software de Quentic, con lo que se ha asegurado el cumplimiento de la estricta normativa de la industria alimentaria en relación con la sostenibilidad, la calidad y la seguridad en el trabajo.

“Gracias al registro central de sustancias peligrosas, siempre tengo una visión general de los químicos usados en nuestras 19 ubicaciones. Cuando necesito información sobre una ficha de datos de seguridad concreta durante una inspección, puedo encontrarla en Quentic simplemente con unos clics, incluso sobre la marcha. Nuestros auditores externos valoran la forma en que usamos el software para gestionar nuestras sustancias peligrosas, por lo que normalmente plantean pocas preguntas posteriores.”

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist y Hazardous Chemicals Officer en DMK

Acerca de DMK Group

DMK Group, una de las mayores organizaciones europeas de lácteos, cuenta con alrededor de 7.800 empleados en 19 emplazamientos diferentes. Desde MILRAM y Olden-burger hasta Humana y Alete, las marcas de DMK se han establecido en más de 100 países. Su cartera de productos se extiende desde productos lácteos y queso hasta ingredientes lácteos para la producción de alimentos, productos de higiene, alimentación infantil y helados. DMK Group se centra en productos de alta calidad, en un enfoque ecológico y en la satisfacción y seguridad de todos sus empleados. Entre estos aspectos encontramos esfuerzos incesantes para mejorar sus procesos en relación con la protección medioambiental, la seguridad en el trabajo y una gestión de las sustancias peligrosas que va más allá de los requisitos legales.

  • La protección del medio ambiente y la naturaleza, así como la mejora de las condiciones de vida y del entorno son objetivos corporativos clave para DMK. | © DMK Group

Búsqueda de una visión global y exhaustiva de las sustancias peligrosas

Tras una fusión mediante la cual se formó DMK Group en 2011, el trabajo administrativo relacionado con la prevención de riesgos laborales y las sustancias químicas peligrosas aumentó en gran medida. Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist and Hazardous Chemicals Officer de DMK, pronto se dio cuenta de que los métodos que usaban no serían suficientes para lidiar con nuevos retos. Antes, las sustancias peligrosas y no peligrosas se registraban en hojas de cálculo de Excel separadas por departamento y ubicación. Como consecuencia, disponían de un gran número de tablas y listas que no eran comparables ni en cuanto al contenido ni en cuanto a la estructura. Las imprecisiones iban desde registros incompletos del contenido de algunos compuestos y la falta de datos sobre áreas de aplicación hasta el uso incoherente de abreviaturas y la repetición de entradas. Otra complicación estaba en la necesidad de revisar todas las instrucciones de trabajo para cumplir con el Reglamento CLP.

“Nos enfrentamos a la tarea de fusionar y normalizar de forma centralizada los registros de sustancias peligrosas de 19 centros. La avalancha de listas creadas en hojas de Excel en diferentes lugares ya no era sostenible. La implantación de una solución de software profesional supuso una diferencia real para todos nosotros.»”

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist y Hazardous Chemicals Officer en DMK

En su afán por dar con la solución adecuada, Torsten Gutowski visitó una feria de salud y seguridad laboral. Entre los expositores de la feria estaba Quentic. Tras conocer sus funciones y llevar a cabo una comparación exhaustiva con otros proveedores, el Grupo DMK optó por implantar la solución de software de Quentic en junio de 2012.

Una sofisticada mediateca para las fichas de datos de seguridad e instrucciones de trabajo

Durante la implantación de Quentic en toda la empresa, se importaron al sistema datos de 280 proveedores y alrededor de 1.900 sustancias peligrosas. A día de hoy, tras diez años de funcionamiento, la base de datos de la empresa casi se ha duplicado, con la gestión centralizada en Quentic de más de 3.000 sustancias químicas peligrosas y no peligrosas. Estas van desde aceites, grasas y productos químicos de los laboratorios, hasta productos de limpieza, aerosoles y barnices. Las sustancias químicas utilizadas en los productos kosher y halal también están documentadas en Quentic, lo que es especialmente relevante para la empresa láctea.

Cada entrada en el registro de químicos está asociada a los documentos correspondientes, desde fichas de datos de seguridad (FDS) e instrucciones de seguridad, hasta certificaciones NSF (National Sanitation Foundation).

Normalmente, se asignan hasta siete documentos a una sola sustancia.En total, DMK cuenta con más de 12.000 documentos digitales en la plataforma Quentic.

“Antes no recogíamos tantos datos sobre la gestión de sustancias químicas peligrosas como hacemos hoy. Ahora, todo el mundo quiere almacenar todos los datos en el software Quentic por lo cómodo y sencillo que resulta. Toda la información se almacena de forma centralizada y es fácil de encontrar, como en una sofisticada mediateca online.”

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist y Hazardous Chemicals Officer en DMK

La base de datos normalizada del software EHSQ ofrece numerosas ventajas en términos de organización y uso eficiente del tiempo. Permite a Torsten Gutowski crear nuevas instrucciones de trabajo o actualizar fichas de datos de seguridad obsoletas y ponerlas instantáneamente a disposición de sus colegas en el conjunto de la compañía. Cada una de las 19 ubicaciones de DMK cuenta con un especialista en seguridad y salud laboral, así como con un responsable de medio ambiente y un responsable de sustancias químicas peligrosas. Todos reciben documentos actualizados, por lo que a diferencia de lo que ocurría antes, ya no tienen que actualizar los documentos de su centro de forma independiente. En el momento en que Torsten Gutowski edita una instrucción de trabajo de forma centralizada a través de Quentic, el sistema le permite enviar notificaciones por correo electrónico para informar a los responsables de sustancias químicas peligrosas de cada emplazamiento. Seguidamente, los responsables locales pueden examinar la nueva información y los procesos para después sustituir las versiones impresas in situ. Asi, cada instrucción de trabajo creada de forma centralizada en la solución de software ahorra una hora de trabajo a cada uno de los responsables de sustancias químicas peligrosas.

Almacenamiento y gestión inteligente de sustancias químicas en diferentes ubicaciones

Gracias a la solución de software, muchos de los procesos de la empresa se han vuelto más transparentes en los últimos años. Antes de comprar una nueva sustancia, los empleados pueden comprobar si ya se utiliza en otros lugares. La visión de conjunto de sustancias químicas peligrosas de Quentic incluye filtros que permiten a los empleados encontrar productos químicos en cuestión de segundos, así como información completa sobre sus propiedades y áreas de aplicación. Si uno de los centros deja de utilizar un químico, cabe la posibilidad de que sigan existiendo grandes cantidades de ese producto almacenadas. En estos casos, la solución de software permite a los empleados ver si otra planta utiliza este producto químico, de modo que pueda transportarse para su uso posterior en lugar de enviarse únicamente para su destrucción. De esta manera, DMK puede ahorrar recursos y seguir adelante con su estrategia de sostenibilidad para 2030.

Quentic también controla con precisión el almacenamiento de sustancias químicas peligrosas. Los armarios para sustancias químicas peligrosas se crean como almacenes en Quentic y un sistema "semáforo" evita el almacenamiento incorrecto.

Supervisión de sustancias químicas prohibidas y reguladas y rápida adaptación a la normativa de la UE

En la actualidad, todos los ingredientes químicos se transfieren de las fichas de seguridad al sistema Quentic. Algunos productos químicos utilizados en la industria alimentaria están sujetos a normativas específicas, lo que supone un especial reto. Las sustancias químicas son reevaluadas y reclasificadas repetidamente por el comité del gobierno nacional sobre sustancias químicas peligrosas, el Reglamento REACH (registro, evaluación, autorización y restricción de sustancias químicas) y la Agencia Europea de Sustancias y Mezclas Químicas (ECHA). Si una reevaluación hace necesario revisar el uso de determinados productos químicos, DMK puede utilizar Quentic para filtrar el producto químico afectado y ofrecer una rápida respuesta.

Protección eficaz de las personas y el planeta

En los laboratorios, no siempre es posible evitar trabajar con productos químicos cancerígenos, como el indicador de pH fenolftaleína, que se utiliza en los procesos analíticos. En estos casos, los empleados deben adoptar medidas de seguridad muy estrictas. Estas precauciones incluyen el uso de equipos de protección individual (EPI) y el trabajo con campanas de gases. Gracias a Quentic, los empleados tienen siempre acceso a información completa sobre cómo protegerse, lo que garantiza que, al término de la jornada laboral, puedan volver sanos y salvos con sus amigos y familias.

La seguridad y salud laboral y la protección del medio ambiente se encuentran en el ADN de DMK. Además de productos químicos peligrosos cancerígenos, la compañía de lácteos también trata de evitar el uso de clorofluorocarbonos (CFC) por su impacto perjudicial en la capa de ozono. 

“Puedo gestionar los productos químicos nocivos para el clima de forma centralizada a través de Quentic y asegurarme sistemáticamente de que nadie los utilice. Compruebo de forma periódica todas las fichas de datos de seguridad. Si identifico un ingrediente que hayamos prohibido, como el refrigerante R22, envío inmediatamente un aviso de advertencia a través del sistema.”

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist y Hazardous Chemicals Officer en DMK

Autorización inteligente: acceso básico para quienes tienen prisa, información precisa para expertos

Como administrador principal de la solución de software, Torsten Gutowski es responsable de trazar toda la estructura organizativa de la empresa y gestionar las autorizaciones. Unos 1.500 empleados están registrados como usuarios de Quentic y tienen acceso básico al software. Los directivos tienen amplios derechos de acceso y pueden asimismo acceder al módulo de Seguridad laboral y al módulo de Riesgos y auditorías. El rol de administrador se ha asignado a los especialistas en seguridad y salud laboral, a los responsables de medio ambiente y a los responsables de sustancias químicas peligrosas, así como a un grupo de personas de las oficinas centrales. También acceden a un nivel de detalle necesario y a una clara visión general de todos los procesos de EHSQ de la compañía. El personal de conserjería también tiene acceso al sistema para poder imprimir rápidamente fichas de datos de seguridad actualizadas para los servicios de emergencia en caso de necesidad.

“Como principio básico, todos los empleados pueden solicitar permisos de lectura. No obstante, los usuarios únicamente ven la información correspondiente a su área de responsabilidad y los procesos y medidas en los que están directamente involucrados. De esta manera se garantiza que solo accedan a la información las personas que tienen las autorizaciones correspondientes y que la necesitan, lo que también evita una sobrecarga de información.”

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist y Hazardous Chemicals Officer en DMK

Siete años después de su implantación en Alemania, la compañía ha llevado el software a otros países. En opinión de Torsten Gutowski, el mayor reto de esta cooperación a escala internacional es la barrera idiomática, y aquí es donde entra la función de traducción automática de Quentic.

Apoyo para lograr la certificación: superación sencilla de auditorías

Las diferentes plantas del Grupo DMK están sometidas a varias auditorías al año, algunas realizadas por clientes, otras por empresas de certificación como DQS GmbH y otras por auditores internos. Todas sus sedes están certificadas de acuerdo con la ISO 50001 (gestión de la energía). Además, la compañía examina el impacto medioambiental en toda la cadena de valor y 17 de sus centros se han certificado según la norma ISO 14001 (gestión medioambiental).

Torsten Gutowski colabora en las auditorías externas y realiza de forma independiente auditorías medioambientales internas y controles de mercancías peligrosas. Documenta las cantidades y ubicaciones de las sustancias peligrosas y no peligrosas almacenadas en el sistema. A su vez, Gutowski clasifica todos los productos químicos en función del nivel de riesgo para el agua para así comprobar dónde se almacenan los distintos productos químicos peligrosos y asegurarse de que no pueden contaminar el medio ambiente. En el marco de estas auditorías, en ocasiones descubre químicos que no están registrados en el software, y puede subsanar la situación añadiéndolos al sistema a través de una tablet.

Una solución de software EHSQ, numerosas ventajas

Hoy día, Torsten Gutowski no prescindiría en ningún caso de Quentic en su trabajo diario. Gracias a la solución de software, DMK cumple los requisitos legales y ha logrado reducir la carga de trabajo organizativo. Todas las personas implicadas están directamente integradas en el sistema, lo que facilita enormemente la cooperación y la coordinación entre departamentos y sedes.

Historia de éxito DMK Group

Lo que DMK más valora de Quentic

  • Mayor transparencia gracias a la base de datos estandarizada

  • Conexiones inteligentes entre módulos

  • El Concepto de autorización inteligente

  • Posibilidad de realizar análisis en cualquier momento

  • Funciones de búsqueda y filtrado individuales

  • Integración exhaustiva para todas las áreas de EHSQ

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