Gestionar sustancias peligrosas con compliance legal

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El 1 de junio de 2015 se agotó el plazo legal para la transposición íntegra de los nuevos criterios del Reglamento CLP a los reglamentos nacionales en materia de sustancias peligrosas. Hoy en día, está vigente el nuevo sistema de clasificación y etiquetado, que debe aplicarse debidamente a las sustancias peligrosas industriales. El proveedor de servicios de TI y desarrollador de software DATEV eG gestiona sus materiales de trabajo y sustancias peligrosas ya desde 2012 con el software Quentic para la seguridad laboral, la gestión medioambiental y la sostenibilidad, y ha superado airosamente su transición a la nueva legislación.

Acerca de DATEV

Con sus soluciones de alta calidad para asesores fiscales, auditores y abogados, DATEV eG ha mejorado los procesos de 2,5 millones de empresas, municipios, asociaciones e instituciones. Esta cooperativa fundada en 1966 y con sede en Nuremberg tiene una plantilla de más de 6000 empleados y es una de las mayores empresas de software y de servicios de información de Europa.

Procesos sostenibles

Desde su misma constitución, DATEV eG apuesta por la sostenibilidad en todos los niveles operativos y en todos sus procesos, que van desde la producción en el centro de impresión y expedición, hasta la limpieza, pasando por servicios de los edificios, la construcción y las instalaciones. En todos estas áreas, se utiliza un gran número de sustancias peligrosas. Con la entrada en vigor del nuevo reglamento alemán de sustancias peligrosas en 2010, DATEV tuvo que hacer frente a la ingente labor de adaptar todo su sistema interno de sustancias peligrosas al reglamento CLP europeo.

Lo primero es la seguridad

En paralelo con las novedades legislativas, la empresa ha debido reestructurar sus departamentos internos de Seguridad laboral y Medioambiente. Debido a las muchas interfaces que recogían las diversas tareas del área de las sustancias peligrosas, cada vez se hacía más perentoria la necesidad de disponer de una solución transversal y sostenible. Ni el registro de sustancias peligrosas basado en Access ni las bases de datos de Excel con fichas de datos de seguridad escaneadas cumplían los nuevos requisitos legales. El uso de otras aplicaciones separadas para la elaboración de instrucciones de seguridad y evaluaciones de riesgos en distintos departamentos hacía que los procesos relacionados con las sustancias peligrosas o bien no se desarrollasen con claridad o no resultaran coherentes de principio a fin. En todo caso, la seguridad de los datos era una de las máximas prioridades de este desarrollador de software de la Franconia Central, lo que suponía un reto añadido para el nuevo sistema. Fruto de un amplio acuerdo interno y tras una exitosa fase de prueba, la elección recayó en el software Quentic.

Sustancias peligrosas siempre bajo control

Gracias al módulo especializado Sustancias peligrosas, DATEV ha creado un nuevo registro de sustancias peligrosas que documenta más de 460 materiales de trabajo, sustancias peligrosas y mezclas. Gracias a las funciones de filtro personalizables, es posible encontrar, en cuestión de segundos, todos los componentes y su etiquetado acorde con las normas vigentes, lo que simplifica todo el proceso de compras de dichas sustancias peligrosas: antes del pedido, se puede verificar de forma centralizada si una sustancia está ya en uso en la empresa o si se ha sustituido. También se verifica automáticamente toda la información relativa a las normas de aprobación, los ámbitos de aplicación y el almacenamiento conjunto. Así es posible identificar rápidamente las posibles fuentes de peligro y se garantiza que las fichas de datos de seguridad estén siempre actualizadas.

Mayor compliance legal

Este proveedor de servicios de TI es capaz ahora de crear evaluaciones de riesgos e instrucciones de seguridad de forma más fácil gracias a un procedimiento estandarizado. La información sobre las actividades, los peligros, los primeros auxilios y la eliminación de residuos se introduce fácilmente, y la definición de medidas de protección se produce automáticamente. En el módulo Compliance legal, se mantiene un nuevo registro legal; las sustancias peligrosas y los equipos de trabajo están enlazados ahora directamente con la legislación aplicable y las obligaciones legales derivadas. Gracias a ello, los responsables de medioambiente tienen bajo control cualquier cambio legislativo, lo que conduce a una mayor seguridad jurídica de la empresa.