Seguridad y salud en el trabajo

6 trucos para mejorar la gestión de incidentes de seguridad

Estructuras claras, comunicación efectiva y mayor transparencia: Optimice sus procesos de gestión de seguridad

4 minutos26/08/2021

Escrito por Karri Takki

¿A quién le gusta lidiar con incidentes de seguridad? Los accidentes nos hacen sentir como cuando sacábamos una mala nota en el colegio. No le gustan a nadie, porque evidencian que algo estamos haciendo mal. Pero vamos a dedicar un momento a pensar, precisamente, en cuando estábamos en el colegio: ¿Qué sucedía cuando nos tomábamos en serio una mala nota y nos poníamos las pilas en la recuperación? ¿Cuando, por ejemplo, suspendíamos un trabajo, nos llevábamos un disgusto, pero aprendíamos de nuestros errores y desarrollábamos nuevas estrategias de aprendizaje y resolución de problemas que nos servían para futuros trabajos? La verdad es que aprendíamos a trabajar mejor.

¿Y cómo se traslada esto a la gestión de seguridad? Una gestión de incidentes profesional también lleva a una mejora continua del rendimiento. Cuando los accidentes e incidentes se gestionan de forma estructurada, somos capaces de adelantarnos a los riesgos y de poner en marcha procedimientos adecuados para un futuro más seguro. Un buen proceso de gestión de incidentes también permite que florezca una cultura de la seguridad, que a su vez motiva a toda la plantilla a participar activamente en la gestión de seguridad y en la prevención de riesgos.

Partiendo de mi experiencia y de mis conversaciones con profesionales del sector, he llegado a algunas conclusiones que ahora traslado aquí en forma de trucos para mejorar su proceso de gestión de incidentes. Este texto no pretende ser una lista exhaustiva para desarrollar su propio sistema de gestión de incidentes, sino que más bien tiene la finalidad de mejorar el plan existente y proporcionar ideas para ajustarlo.

  • Lo que funcionaba en el colegio también funciona en la gestión de seguridad: Para hacer las cosas mejor hay que aprender de los errores. Es decir, una buena gestión de incidentes es la base para una excelente gestión de seguridad. © iStock: Portra

1. En la gestión de incidentes, la preparación es clave

Es fundamental contar con un proceso de notificación de incidentes y con canales de comunicación bien definidos. Todos los miembros de la organización deberán saber qué canales utilizar, y cuándo, para notificar un incidente de seguridad. Definir y comunicar las funciones y tareas a distintos niveles, para garantizar que el hecho de tener que responder a un incidente no va a paralizar a su organización.

Anime a los empleados a incluir fotos del incidente cuando sea posible: la información y las fotos son muy útiles a la hora de investigar un incidente y cuantos más datos tenga, mejor. Trate de garantizar que la fase de recogida exhaustiva de datos comienza inmediatamente. Estar preparado significa preocuparse por recoger toda la información posible y registrar aspectos importantes mientras aún estén recientes.

2. ¿Quién se encarga de hacer qué en un incidente de seguridad? La clave es contar con unos procesos claros.

Hasta aquí, todo bien. Pero, una vez que hemos recibido el informe del incidente a través del canal de notificación, ¿qué hacemos? ¿Qué sucede con el informe?, ¿se quedará enterrado bajo un montón de papeles?

Asegurémonos de que los directores saben manejar los incidentes de seguridad y saben cuándo escalarlos a un nivel superior. Si el incidente es serio, asegúrese de involucrar al equipo de respuesta cuanto antes. Una vez que se recibe un informe, se deberá dejar muy claro cuál va a ser el proceso de notificación del incidente.

3. Comunicación, comunicación, comunicación

Cuando se recibe una notificación de un incidente de seguridad, debe existir una comunicación eficaz y fluida entre todas las partes afectadas, incluyendo al equipo y a los responsables de SST, Calidad y Medio Ambiente.

Los incidentes de seguridad no se considerarán confidenciales. Una vez que tengáis una idea clara de qué es lo que ha sucedido, recuerde que los incidentes de seguridad rara vez son hechos aislados; los mismos factores que llevaron a un incidente pueden aparecen en otras partes de la organización. Puede ser necesaria una formación específica, una mejora de la cultura de la seguridad y la instauración de procesos operativos o de gestión. Es importante que la información esté disponible para todas las personas que puedan verse afectadas.

4. Actúe

El informe del incidente de seguridad y las conclusiones de la investigación se deben añadir al sistema de gestión de seguridad y a cualesquiera otras aplicaciones de gestión de software en uso. Documente toda la información sobre el incidente, así como cualquier investigación que lleve a cabo para identificar las causas subyacentes.

Cuando haya identificado las causas del incidente, actúa de forma inmediata para resolverlas. Asigne tareas bien delimitadas a las personas adecuadas y no olvide realizar un seguimiento.

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5. Gestionar incidentes equivale a aprender juntos de nuestros errores

Asegúrese de que su organización es consciente de las condiciones que llevaron a que se produjera el incidente y de cómo se va a gestionar ese riesgo de ahora en adelante. Compartir información de seguridad puede ser la clave para que otra persona evite un incidente grave. ¿La organización tiene un sistema para compartir información internamente? ¿Y con sus socios, su sector y con otros sectores?

6. Recapitular e informar: ¡feedback!

Hay un paso que suelen ignorar incluso las organizaciones que cuentan con un buen proceso de gestión de incidentes. Con frecuencia, nunca se informa a la persona que detectó el accidente del desarrollo del proceso. Cuando se notifica un incidente, se pueden tomar medidas como ajustar los procesos, revisar los programas de formación o invertir en equipos. No obstante, es posible que no se llegue a informar de estas medidas a la persona que primero llamó la atención sobre el incidente.

Pongámonos en la piel de este trabajador: si usted continuamente notificara incidentes a los que nadie parece responder, ¿no estaría menos motivado para notificar otro incidente en el futuro? ¿para qué molestarse cuando no parece traer ningún cambio? Así pues: recuerde siempre dar las gracias a la persona que notificó inicialmente el incidente, y, siempre que sea posible, comunicarle qué acciones se han llevado a cabo a consecuencia de su notificación. De esta forma, su plantilla sabrá que sus aportaciones son valiosas y apreciadas.

El error y la crítica, factores positivos para la PRL

Las prácticas adecuadas de prevención de riesgos laborales dependen de tener una cultura que acepta los errores de forma constructiva y de la voluntad de todos los empleados de implicarse activamente. El trabajo en equipo es esencial. ¿Cómo lo conseguimos?

 

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Gestión global de incidentes

Para terminar, me gustaría volver a mi ejemplo de las notas del colegio. Un alumno que se centre solo en tratar de subir sus notas malas puede desmotivarse al cabo de un tiempo.

Es igual de importante (si no más), que tenga en cuenta también sus buenas notas y que tenga una visión global del proceso de aprendizaje completo. Este concepto se puede aplicar también a la gestión de seguridad. Las nuevas tendencias como Safety-II y Safety Differently van claramente en esta dirección. Si por cada incidente tenemos 9.999 situaciones seguras, ¿por qué no ampliar nuestra visión y reforzar lo que estamos haciendo bien? Para explorar esta idea en profundidad, recomendamos leer nuestro whitepaper " Nuevas perspectivas en gestión de la seguridad actual".

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¿Qué ocurre cuando los métodos tradicionales y probados ya no sirven para reducir su tasa de accidentes? Cada vez más expertos reconocen que los conceptos de seguridad laboral tradicionales son demasiado limitados y que los métodos convencionales no son capaces de garantizar un entorno seguro para los empleados a largo plazo. Los nuevos enfoques muestran cómo implicar a los empleados y lograr una cultura de seguridad proactiva:

  • Seguridad basada en el comportamiento (SBC)

  • Seguridad psicológica

  • Safety-II

  • Safety Differently

 

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